5 claves para tener colaboradores motivados y productivos

noviembre 29, 2019
Microsoft 365

Tu empresa nunca tendrá una ventaja competitiva mejor que tus colaboradores. ¿Estás haciendo las elecciones correctas para aprovechar al máximo ese valor, o incluso conservarlo?

Solo el 13% de los trabajadores globales están altamente motivados y satisfechos con su lugar de trabajo. De aquellos altamente motivados, el 88% tiene un mayor grado de control sobre el lugar y el momento en los que trabaja.

De acuerdo con una investigación reciente, cuando se les preguntó sobre el impacto específico de 16 herramientas de colaboración comunes, la mayoría de los trabajadores encuestados citó solo dos (el correo y la mensajería instantánea) que los ayudan a ser más efectivos en sus trabajos.

Esto puede ser el motivo por el que muchos empleadores toman la tecnología en sus propias manos: al menos 1 de cada 4 emplea sus propias aplicaciones móviles y basadas en la nube. Pero cuando tus colaboradores usan herramientas no aprobadas, es prácticamente imposible salvaguardar los datos de tu empresa.

1 – Elige herramientas que agrupen a los colaboradores, no importa donde trabajen.

La mayoría de los colaboradores comprende la importancia de trabajar juntos: de acuerdo con Forrester Research, el 56% cree que una mejora en la colaboración beneficia a sus clientes. Los colaboradores son también muy conscientes de las herramientas que usan para colaborar: el 85% de los trabajadores afirman que tener la tecnología correcta puede generar o destruir su capacidad de colaborar efectivamente.

Plan de acción: Evalúa tu tecnología actual.

¿En qué medida tus herramientas y dispositivos tecnológicos ayudan a tus colaboradores a crear, conectarse y colaborar con personas dentro y fuera de tu compañía? ¿Pueden compartir documentos y colaborar en cualquier dispositivo sin problemas de control de versiones? ¿Es fácil y rápido organizar reuniones en línea?

2 – Tómate el equilibrio entre el trabajo y la vida personal en serio.

Vivir una vida equilibrada es muy importante para los colaboradores de hoy. El equilibrio entre el trabajo y la vida personal solo está por debajo de la compensación cuando las personas deciden buscar un nuevo empleo.

Una clave para abordar problemas de equilibrio entre el trabajo y la vida personal es darles a tus trabajadores el control sobre sus programaciones y tareas, permitiéndoles trabajar mientras viajan y de forma remota con los dispositivos que prefieren.

Plan de acción: Proporciona un conjunto de herramientas de trabajo remoto.

Determina los tipos de tecnología que necesitarás para que el trabajo remoto sea tan efectivo como trabajar en la oficina. Esto puede incluir fácil acceso a los documentos y almacenamiento de datos; herramientas de colaboración como calendarios compartidos y sitios de grupo; y una variedad de herramientas de comunicación, como correo, Intranet, videoconferencia y mensajería instantánea. Además, considera dispositivos que puedas suministrar que permitan movilidad sin comprometer la seguridad y funcionen perfectamente con las otras aplicaciones relacionadas con el trabajo y herramientas que seleccionas.

3 – Elige soluciones que promuevan la simpleza y la facilidad de uso.

Al seleccionar las herramientas de colaboración y trabajo remoto de los colaboradores, tienes una opción: confiar en un grupo de aplicaciones de propósito único o buscar un conjunto integrado de soluciones de un proveedor.

En este nivel básico, permitirles a los colaboradores hacer su mejor trabajo, una solución integrada casi siempre ofrece el mejor valor a largo plazo.

Plan de acción: Busca soluciones integradas basadas en la nube y considera sus beneficios.

Investiga soluciones que ofrecen estas funciones, con datos compartidos y recursos, para que los colaboradores puedan disfrutar de una experiencia perfecta sin tener que iniciar y cerrar sesión en múltiples aplicaciones ni perseguir información en sistemas desconectados.

4 – Céntrate en la calidad del trabajo, donde sea que trabajen los colaboradores.

Las modernas herramientas de productividad basadas en la nube condujeron a un cambio radical en el pensamiento sobre dónde y cómo trabajan las personas. Eso no nos sorprende, dado que el 88% de los colaboradores trabaja desde dos o más ubicaciones durante una semana típica, y el 21% trabaja desde tres o más ubicaciones.

Aun así, es importante evaluar el desempeño de la tecnología de tu empresa cuando, literalmente, se desplaza. ¿Pueden tus colaboradores pasar de una portátil a una tableta o a un smartphone mientras trabajan en un mismo documento, con la confianza de estar viendo la última versión de su trabajo?

Plan de acción: Prioriza la movilidad

Evalúa todas las aplicaciones empresariales en términos simples: ¿su experiencia móvil coincide con las funciones de escritorio? ¿Esa experiencia se extiende a todos los dispositivos móviles importantes para ti y para tus colaboradores?

Entonces, busca dispositivos móviles que maximicen las funciones de esas aplicaciones empresariales.

5 – Genera confianza con seguridad permanente.

Las infracciones de datos y otros incidentes de seguridad pueden afectar a la motivación y el desempeño de los colaboradores, restándole tiempo a tareas productivas y socavando la confianza del colaborador en tu empresa si pierde datos o archivos importantes. Eso es particularmente cierto ante la pérdida o robo de dispositivos móviles, problema común que puede ser un inconveniente momentáneo o un contratiempo importante, según la ubicación del dispositivo móvil de tu empresa y las opciones de borrado remoto de datos.

Plan de acción: Realiza una auditoría de seguridad comercial de seguridad de datos.

Esta se puede completar con unas pocas preguntas de sentido común: ¿dónde se almacenan los datos de tu empresa y cómo se hacen copias de seguridad de los datos? En la actualidad, ¿cómo comparten archivos y datos los colaboradores? ¿Cómo puede tu empresa controlar el acceso a información confidencial? ¿Y cómo hace copias de seguridad o asegura de otra forma los datos en los dispositivos móviles de los colaboradores?

 

Conclusión: ¿Estás preparando a tu empresa y tus colaboradores para el éxito?

Conducir una pequeña o mediana empresa exitosa no es tarea fácil. Por eso es tan importante descubrir formas de simplificar tus actividades y respaldar a los colaboradores a través de la tecnología, mediante la liberación de tiempo y presupuesto para apoyar el crecimiento y las oportunidades.

Elegir la tecnología correcta no resuelve un solo problema: resuelve una variedad de desafíos relacionados con la colaboración efectiva, mientras apoya una plantilla móvil y protege tus datos comerciales. Mejor aún, resolver estos problemas puede tener un impacto directo al hacer que tus colaboradores se sientan facultados y alentados para hacer su mejor trabajo.

Considera Microsoft 365 Business para preparar tu empresa para el éxito. Microsoft 365 Business agrupa funciones de productividad, administración y seguridad en una solución integrada rentable, fácil de manejar y creada especialmente para empresas en crecimiento como la tuya.

 

Colaboración de Gerardo Gutiérrez
Mercadotecnia Microsoft en CompuSoluciones

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